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MODERNISATION DES REUNIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL : LE RECOURS A LA VISIO-CONFERENCE, A L’ENREGISTREMENT ET LA STENOGRAPHIE PRECISE PAR DECRET
Dans un souci de simplification du dialogue social, la loi REBSAMEN a autorisé le recours à la visioconférence pour la plupart des réunions des représentants du personnel, remettant ainsi en cause la jurisprudence de la Cour de cassation subordonnant la visioconférence à l’accord de tous les participants et à l’absence de vote à bulletins secrets au cours de la séance.
Dorénavant, le recours à la visioconférence peut être autorisé par accord entre l’employeur et les représentants du personnel concernés. A défaut d’accord, l’employeur peut unilatéralement décider de recourir à ce dispositif dans la limite de trois réunions par année civile.
La parution d’un décret était néanmoins attendue pour la mise en application effective de ce dispositif.
Conformément au décret du 12 avril 2016, lorsque les représentants du personnel sont réunis en visioconférence, l’employeur doit s’assurer que le dispositif technique mis en place garantit l’identification des membres de l’instance et leur participation effective à la réunion ainsi que la retransmission continue et simultanée du son et de l’image. À défaut, les délibérations ne pourront s’engager.
Le décret précise que le vote doit avoir lieu de manière simultanée. À cette fin, les participants doivent disposer d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture du vote par le président du comité.
Dans l’hypothèse d’un vote à bulletin secret, le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut être mise en relation avec l’expression de son vote. Si le vote est organisé par voie électronique, le support utilisé doit ainsi assurer la confidentialité des données transmises et la sécurité de l’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
De même, le décret vient préciser les conditions dans lesquelles il est possible de recourir à l’enregistrement et à la sténographie lors des séances du comité d’entreprise (article D. 2325-3-2 du Code du travail).
Cette décision peut être prise tant par l’employeur que par la délégation du personnel au comité d’entreprise. Néanmoins, lorsque la demande est formulée par les représentants du personnel, l’employeur peut s’y opposer si les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel et qu’il présente comme telles.
Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité d’entreprise.
Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité d’entreprise en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier. En revanche, en cas de demande du comité d’entreprise et en l’absence de dispositions contraires, il semble que ces frais doivent être pris en charge sur le budget de fonctionnement du comité d’entreprise.
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Décret 2016-453 du 12 avril 2016